Aktivitetsbaserade kontor kräver mod och tålamod
Aktivitetsbaserade kontor kräver mod och tålamod
Många visar ett tilltagande intresse för aktivitetsbaserade kontor. Men de innebär en omställning. För att lyckas krävs dels mod att löpan linan ut, dels tålamod att låta medarbetarna vänja sig. Det kan nämligen löna sig att ställa om.
– Med aktivitetsbaserade kontor kan man förbättra samarbetet på kontoret, utan att produktiviteten minskar, säger Anders Börthas, arkitekt på Gatun Arkitekter. Det gynnar företagskulturen oerhört mycket.
Först och främst: Vad är egentligen ett aktivitetsbaserat kontor? För att svara på den frågan måste vi gå bakåt i tiden. En tidig form av kontor är cellkontor – enskilda kontorsrum med avgränsande väggar.
– Cellkontor tar mycket plats och kostar mycket att bygga. Medarbetare blir också väldigt isolerade. En bit in på 70-talet började man i stället med öppna kontorslandskap, som är raka motsatsen till cellkontor. Därefter kom kombikontor, som är en blandning av de båda. Där har man enskilda arbetsplatser och ett gemensamt öppet rum, ofta i mitten.
Nästa steg var flexkontor.
– I och med att folk i större utsträckning kunde jobba hemma, eller kanske var ute hos kunder och jobbade, upptäckte man att många bord stod tomma på arbetsplatserna. Så man började skala ner kontoren, med färre fasta platser.
I ett flexkontor har ingen, eller väldigt få, en egen arbetsplats. Man kommer till jobbet och tar det bord som är ledigt. Många förväxlar flexkontor med aktivitetsbaserade kontor, men det är fel, menar Anders Börthas.
– Flexkontor är egentligen bara en ny variant av kombikontor. Man delar upp arbetsplatsen i zoner, som i aktivitetsbaserade kontor, men man gör det inte fullt ut. Det blir en kompromiss.
Uppdelande i zoner är en nyckel
I ett aktivitetsbaserat kontor är alla delar av arbetsplatsen skräddarsydda för olika aktiviteter. Man delar in kontoret i ett antal zoner, baserade på de aktiviteter som ska utföras där. Till exempel kan man dela upp ett kontor i tre zoner som baserade på hur mycket medarbetarna behöver koncentrera sig för olika arbetsuppgifter.
Zonen för hög koncentration är en tyst zon, där man kan jobba koncentrerat och effektivt. Mellanzonen är en öppen arbetsplats, som lämpar sig för arbetsuppgifter som inte nödvändigtvis kräver fullständig tystnad omkring en. Zonen för lågkoncentration är ett nav, ofta med pentry och loungemöbler.
– Men lågkoncentrationszonen är inte bara en plats där man pausar, man kan jobba även där. Den är en plats är möten och idéer kan uppstå spontant.
Aktivitetsbaserade kontor är en relativt ny företeelse. Anledningen är att de kräver en teknik som inte har varit tillgänglig särskilt länge. Bra bärbara datorer och pålitligt wifi är till exempel en förutsättning för att det ska fungera.
Gör det ordentligt
– Om man bestämmer sig för att jobba aktivitetsbaserat, då måste man göra det ordentligt, hävdar Anders Börthas. Och man måste se till att få med sig personalen på kontoret. Att gå från traditionella cellkontor till en aktivitetsbaserad arbetsplats är ett stort steg. Det är ett helt nytt sätt att jobba och det kan ta tid innan det sätter sig. Det kan vara en bra idé att ta hjälp utifrån, till exempel genom en konsult.
– Som anställd måste man vara bättre på att planera sin dag, fortsätter Anders Börthas. Du får ett större ansvar och en större frihet att påverka din dag.
Stärker företagskulturen
En fördel med aktivitetsbaserade kontor är att de gynnar samarbeten. Företagskulturen stärks genom att folk träffas och umgås på ett helt annat sätt. Det blir dessutom en plattare företagskultur när alla sitter på samma ytor, på samma villkor, oavsett om du är chef eller anställd.
– En viktig parameter att attrahera nya medarbetare, säger Anders Börthas. Många unga talanger än vana vid att kunna sitta var de vill och få större frihet. Att behålla befintliga medarbetare är lika viktigt. Den ekonomiska investeringen som det innebär att göra om en arbetsplats, den kan man snabbt räkna hem om folk trivs och stannar kvar på firman.
– Målet med aktivitetsbaserade kontor är att förbättra samarbetet på kontoret, utan att produktiviteten minskar. Det gynnar företagskulturen oerhört mycket. Och om man har en stark företagskultur, då är man oslagbar.